Professionisti e obbligo di conservare la documentazione attinente l’incarico

Risposta a cura di
Legislazione Tecnica Area Consulenza

Ci chiediamo se il professionista tecnico abbia l’obbligo di tenere un archivio della documentazione relativa agli incarichi svolti, ed eventualmente per quanto tempo (riguardo a se e in che forma vi sia obbligo di consegnare al cliente gli elaborati si veda Professionisti, è obbligatorio consegnare al cliente il progetto in formato editabile?).

OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI- In via preliminare va rilevato che non esistono -ad oggi- norme deontologiche per le professioni tecniche che prescrivano un tempo di conservazione della documentazione relativa agli incarichi svolti.
Esistono viceversa norme che dispongono a vario titolo l’obbligo del professionista di consegnare al committente, quando quest’ultimo ne faccia richiesta, la documentazione relativa all’incarico.
Ad esempio:
- per gli Ingegneri, ai sensi dell’art. 12.5 del vigente Codice deontologico “L’Ingegnere è tenuto a consegnare al committente i documenti dallo stesso ricevuti o necessari all’espletamento dell'incarico nei termini pattuiti, quando quest’ultimo ne faccia richiesta”;
- per gli Architetti, ai sensi dell’art. 33 del vigente Codice deontologico “Il Professionista è tenuto a consegnare al committente, quando quest’ultimo ne faccia richiesta, i documenti dallo stesso ricevuti, e può trattenerne copia” (non si fa quindi menzione dell’obbligo di consegnare gli elaborati, che tuttavia si ritiene in tutti i casi gravare sul professionista, vedi Professionisti, è obbligatorio consegnare al cliente il progetto in formato editabile?);
- non risultano norme specifiche nei Codici deontologici dei Geometri, dei Geologi e dei Periti industriali.
Tale obbligo di restituzione inevitabilmente e correlativamente presuppone l’obbligo di conservazione dei documenti in archivio per tutto il tempo in cui il professionista è tenuto soddisfare la richiesta del committente alla loro restituzione.

ESTENSIONE TEMPORALE DELLA CONSERVAZIONE - Riguardo all’estensione temporale della conservazione, si premette che:
- non esiste una norma che disciplina l’obbligo di conservazione;
- in assenza di norme di settore specifico, i tempi di conservazione delle diverse tipologie di documenti variano a seconda del periodo di prescrizione dei relativi diritti;
- il rapporto tra committente e professionista è qualificabile come obbligazione contrattuale e, pertanto, i diritti derivanti godono di un termine ordinario di prescrizione di 10 anni.

Se ne deduce che:
- la richiesta di restituzione da parte del cliente può essere legittimamente formulata nel termine di 10 anni dal termine dell’incarico (cfr. art. 2946 del Codice civile);
- il termine massimo entro il quale vige l’obbligo per il professionista di conservazione della documentazione è parimenti di 10 anni dal termine dell’incarico.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E TUTELA DEL PROFESSIONISTA - In tutti i casi, è certamente buona norma per il professionista - a conclusione dell’incarico - consegnare al cliente una copia della pratica svolta con gli elaborati e annessa documentazione, facendosi firmare, contestualmente, una ricevuta di avvenuta consegna/accettazione.
Quanto sopra anche e soprattutto a tutela del professionista stesso, segnalando in proposito che lo stesso legislatore all’art. 2235 del Codice civile - nel prescrivere che il prestatore d’opera non ha diritto a ritenere la documentazione ricevuta - chiarisce che detta ritenzione della documentazione del cliente può invece avvenire allo scopo di tutelare i diritti del professionista, in particolare a tutelare il diritto del prestatore a dimostrare l’opera svolta.

Considerando quindi il termine di prescrizione decennale come il termine oltre il quale non potranno più essere sollevate contestazioni sull’incarico, si può concludere che fino a tale termine il professionista ha il potere/dovere di conservare la documentazione (consegnandola se richiesto); decorso il termine il professionista dovrà invece evitare di ritenere la documentazione fornita dal cliente, potendo conservare solo copia degli elaborati e della rimanente documentazione.