Irreperibilità della pratica edilizia, accesso agli atti e obblighi della P.A.

Nel caso di specie il ricorrente aveva presentato un’istanza di accesso riguardante gli atti di fabbrica relativi all’immobile di sua proprietà. Tale accesso era stato negato per una parte del fascicolo edilizio con la motivazione che dalle ricerche effettuate presso gli archivi e gli uffici interessati gli atti di fabbrica richiesti risultavano irreperibili.

Al riguardo il TAR Lombardia-Milano 20/02/2020, n. 343 ha richiamato l’orientamento secondo il quale alla stregua del principio ad impossibilia nemo tenetur, anche nei procedimenti di accesso ai documenti amministrativi l’esercizio del relativo diritto non può che riguardare, per evidenti motivi di buon senso e ragionevolezza, i documenti esistenti e non anche quelli distrutti o comunque irreperibili.

Ciò posto non è tuttavia sufficiente - al fine di dimostrare l’oggettiva impossibilità di consentire il diritto di accesso e quindi di sottrarsi agli obblighi tipicamente incombenti sull’amministrazione in base alla normativa primaria in tema di accesso - la mera e indimostrata affermazione in ordine all’indisponibilità degli atti quale mera conseguenza del tempo trascorso e delle modifiche organizzative medio tempore succedutesi, in quanto spetta all’Amministrazione destinataria dell’istanza di accesso l’indicazione, sotto la propria responsabilità, degli atti inesistenti o indisponibili che non è in grado di esibire, con l’obbligo di dare dettagliato conto delle ragioni concrete di tale impossibilità.

In simili situazioni l’amministrazione è tenuta infatti ad eseguire con la massima accuratezza e diligenza sollecite ricerche per rinvenire i documenti chiesti in visione e a dare conto al privato delle ragioni dell’impossibilità di ricostruire gli atti mancanti, delle eventuali responsabilità connesse a tale mancanza (smarrimento, sottrazione, ecc.) e dell’adozione degli atti di natura archivistica che accertino lo smarrimento/irreperibilità in via definitiva dei documenti medesimi.

Ne deriva in sostanza l’illegittimità di un diniego che si basi unicamente sulla mera dichiarazione di irreperibilità dei documenti oggetto della richiesta, senza l’indicazione delle modalità di conservazione degli atti invocati in visione, delle ragioni del loro smarrimento e delle ricerche in concreto compiute.

Il TAR ha pertanto accolto il ricorso e ha ordinato al Comune di attivare ogni iniziativa utile a reperire la restante documentazione richiesta dal ricorrente con l’obbligo di acquisire attestazioni formali dei responsabili degli uffici interessati circa l’effettuazione delle ricerche compiute e le ragioni dell’eventuale irreperibilità della documentazione in questione, all’esito di un’indagine esaustiva e completa, certificata dai soggetti competenti.