Condominio: convocazione dell’assemblea con e-mail ordinaria

CONDOMINIO CONVOCAZIONE ASSEMBLEA - L’onere di provare che tutti i condomini siano stati tempestivamente convocati per l’assemblea condominiale grava sul condominio, non potendosi addossare al condomino che deduca l’invalidità dell’assemblea la prova negativa dell’inosservanza di tale obbligo. La prova gravante sul condominio può anche essere fornita tramite presunzioni; su tale ultimo aspetto, sono sorti alcuni dubbi sulla modalità di convocazione tramite l’utilizzo della mail ordinaria.
Dunque, ai fini della soluzione del quesito, occorre analizzare la questione dal punto di vista normativo e giurisprudenziale.

LA CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA - In tema di attribuzioni dell’amministratore di condominio, l’art. 1130, del Codice civile, comma 1, n. 1), prevede che l’amministratore, oltre a quanto previsto dall’art. 1129 del Codice civile e dalle vigenti disposizioni di legge, deve “eseguire le deliberazioni dell’assemblea, convocarla annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale di cui all’articolo 1130 bis e curare l’osservanza del regolamento di condominio”.
Dunque, la preventiva convocazione dei condomini integra un’incombenza, di regola, gravante sull’amministratore, nonché un requisito di validità di ogni deliberazione, spettando poi all’assemblea e, per essa, al suo presidente, il compito di controllare, sulla base dell’elenco di detti aventi diritto eventualmente stilato dall’amministratore, la regolarità degli avvisi di convocazione, nonché darne conto nel verbale della riunione, trattandosi di una delle prescrizioni di forma richieste dal procedimento collegiale, la cui inosservanza importa l’impugnabilità della delibera, in quanto non presa in conformità alla legge  (Cass. civ. 20/12/2021, n. 40827).

LE ASSEMBLEE - In ordine alla convocazione della riunione condominiale, l’art. 66, comma 1, delle disposizioni di attuazione del Codice civile distingue:
* l’assemblea ordinaria avente ad oggetto, ad esempio, la conferma dell’amministratore e la sua retribuzione, l’approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l’anno e della relativa ripartizione tra i condomini, l’approvazione de bilancio, ecc.;
* l’assemblea straordinaria, invece, quando l’amministratore la ritiene necessaria o quando ne è fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio, specificando che, decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i detti condomini possono provvedere direttamente alla convocazione. Inoltre, vi sono casi in cui l’amministratore è comunque tenuto a convocare un’assemblea straordinaria in particolari ipotesi, ad esempio, in materia di innovazioni.

LA MODALITÀ DI CONVOCAZIONE - L’assemblea non può deliberare, se non consta che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente convocati. L’avviso di convocazione deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza: nel calcolo del termine di “almeno cinque giorni prima”, non va conteggiato il giorno di svolgimento della riunione medesima che assume il valore di capo o punto fermo iniziale; mentre va incluso il giorno coincidente con la data di ricevimento dell’avviso, quale capo o punto fermo finale.
Inoltre, come previsto dal Legislatore, l’art. 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del Codice civile prevede che l’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa.
Premesso ciò, l’unico strumento equipollente alla raccomandata è la comunicazione tramite PEC, posto che solo con tale modalità perviene al notificante un messaggio di accettazione e consegna dell’avviso. Alcuni dubbi sono sorti in relazione all’utilizzo della mail ordinaria.

L’UTILIZZO DELLA MAIL ORDINARIA CONSENTITA - Secondo un orientamento, quando è lo stesso condomino ad aver espressamente chiesto all’amministratore di ricevere tutte le comunicazioni ufficiali tramite e-mail ordinaria, è valida la spedizione per mail dell’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale (App. Brescia 03/01/2019, n. 4).
Invero, il destinatario deve avere acconsentito a tale forma di convocazione, fornendo una dichiarazione di ricevimento della stessa che possa servire a dimostrare la lettura del messaggio di posta elettronica, non rivelandosi tuttavia, sufficiente, a tal fine, il messaggio di conferma di apertura dell’e-mail che alcuni software inviano in automatico al mittente.
Soddisfatte tali due condizioni, l’avviso di convocazione inviato per e-mail è da ritenersi valido e non vizia l’assemblea condominiale nonché tutte le votazioni in essa assunte; diversamente, la adottata delibera resta annullabile (Trib. Cosenza 13/09/2022, n. 1560).
In sostanza, il condomino deve confermare di averne ricevuto il contenuto, non essendo a tal fine, sufficiente la normale ricevuta di ritorno, in quanto trattasi di attestazione del gestore di posta elettronica priva di valore legale (Trib. Latina 10/07/2021, n. 1429).

L’UTILIZZO DELLA MAIL ORDINARIA NON CONSENTITA - Secondo l’orientamento contrario, il legislatore medesimo ha inteso tipizzare le forme della comunicazione, circoscrivendole a quelle che garantiscono una conoscibilità effettiva della convocazione stessa da parte dei singoli condomini. Tale interpretazione si fonda, anzitutto, in ragione del chiaro tenore letterale della disposizione ex art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile che elenca, in modo tassativo, quattro distinte tipologie di convocazione, utilizza con riferimento ad esse ed in relazione all’avviso di convocazione, il verbo “deve” e, infine, non prevede ipotesi alternative (Trib. Pavia 08/11/2023, n. 1362).
Non sono pertanto consentite altre modalità di invio degli avvisi di convocazione e ciò neanche qualora il condomino abbia autorizzato l’amministratore ad optare per altre modalità di comunicazione che non siano quelle indicate dalla predetta norma (si pensi alla mail semplice, agli sms sul cellulare, all’avviso immesso nella cassetta della posta o affisso in bacheca).
Il motivo di tale limitazione va ricercato nell’esigenza di utilizzare solo quei sistemi di comunicazione che diano le stesse garanzie della raccomandata con avviso di ricevimento (Trib. Roma 25/01/2021, n. 1243).

LA POSIZIONE DELLA CORTE DI CASSAZIONE - La Corte di legittimità con un principio di diritto ha sostenuto che l’art. 66, terzo comma, delle disposizioni di attuazione del Codice civile, prescrive forme determinate per la comunicazione ai condomini dell’avviso di convocazione all’assemblea (posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano), dettando una disciplina inderogabile stabilita a tutela delle regole della collegialità e dunque degli interessi fondamentali del condominio, che devono essere soddisfatti uniformemente per tutti i partecipanti, con esclusione della validità di ogni diversa regolamentazione espressa dall’autonomia privata che contempli modalità alternative di trasmissione dell’avviso inidonee a documentarne la consegna all’indirizzo del destinatario, quale, nella specie, il “messaggio di posta elettronica semplice” (Cass. civ. 18/06/2025, n. 16399).
Inoltre, secondo la Corte, la comunicazione ai condomini dell’avviso di convocazione dell’assemblea è atto recettizio e solo la posta elettronica certificata (e non la e-mail), consentendo di ritenere la stessa giunta all’indirizzo del destinatario nel momento in cui il sistema genera la ricevuta di accettazione e di consegna del messaggio nella casella del destinatario, determina una presunzione di conoscenza dell’atto analoga a quella prevista, per le dichiarazioni negoziali, dall’art. 1335 del Codice civile.